ワーケーションの基本方針策定から実施まで
ワーケーション開始前に決定すべき事項
ワーケーションを実際に開始する前には、「基本方針」「目標」「責任者の選出」「運用ルールの設定」などの重要な決定を行う必要があります。運用ルールを遵守できる適切な責任者の選出は、特に重要なポイントです。
ワーケーションの基本方針の策定
ワーケーションのルールを決めよう
ワーケーション実施についての事前準備が完了し、社内での承認が取れたら、いよいよ本格導入としての実施段階に入ります。まずは、ワーケーションの基本方針を策定していきましょう。事前に定めた「ワーケーション実施の目的」に沿って、以下の項目について基準やルールを設けていきます。
①実施対象者の決定
まずは、ワーケーション実施対象者を決定しましょう。例えば従業員数が多くさまざまな部門・部署を抱えるような大企業では、すべての部門・職種でワーケーションが実現できるとは限りません。建設業や製造業、サービス業など、現場で業務を行う必要のある部門では、ワーケーションの実現が難しいこともあるでしょう。各部署・職種の業務内容を踏まえた上で、どの部門・どの従業員をワーケーションの実施対象者とするのか検討する必要があります。
将来的に全社でのワーケーションを計画している場合でも、はじめは比較的リモートワークを行いやすい部署や職種を対象にトライアルとして実施することもおすすめです。はじめは少人数の利用からスタートしても、制度の定着とともに対象部署や対象者数を拡大していくことは可能でしょう。
また、ワーケーションを一部の従業員に限定する場合、ワーケーションを実施できない部署・職種への配慮もしなければなりません。ワーケーションが適用されない理由をしっかりと説明し、あらかじめ納得してもらうことが大切です。勤務時間や業務内容を部署内で共有したり、事量や内容に差が出ないように業務分担をしたりするなど、不公平感を解消するように心がけましょう。必要に応じて、全従業員に向けたワーケーション説明会を開くことも、理解と協力を得るための良い方法です。
②実施期間の決定
次に、ワーケーションを利用できる時期について検討しましょう。まずトライアルとして一定の対象期間を指定することもおすすめです。例えばゴールデンウィークや夏季休暇、会社の閑散期など、従業員が長期休暇を取りやすい時期を選ぶと、ワーケーションも利用しやすくなるでしょう。
実施期間を決める際には、ワーケーションを利用できる日数の上限も設定しておきましょう。この上限は、会社の有給休暇制度やリモートワークのポリシーに基づいて決めてください。ちなみに、日本人を対象にしたある調査では、ワーケーションに取り組める期間としては「1ヶ月に7日間程度」という意見が多かったようです。事業内容やワーケーション導入の目的に合わせて、自社にとって最適な実施期間および実施日数を決定しましょう。
③取得単位の決定
続いて、1日、半日、あるいは1時間など、ワーケーションの最低取得単位を定めましょう。具体的には「旅行先であっても、決められた就業時間内のすべてを仕事に充てた場合は出勤とみなす」または「1日のうち一部の時間を仕事に充てた場合は、時間単位での有給取得とする」などのルールが想定されます。
どのように単位を設定するかは、自社におけるフレックスタイム制や裁量労働制、テレワーク制などの導入状況に合わせて決定しましょう。従来の規則にワーケーション実施に対応できないような規定事項がある場合は、就業規則の改定や、ワーケーション利用者限定の新しい規則を作ることで対応することが可能です。
④実施場所の決定
ワーケーション中に仕事をする場所についてもルールを決めましょう。業務と休暇の線引きを曖昧にしないためには、きちんと仕事に集中できるような環境を業務場所として指定することが大切です。また、適切なセキュリティが確保されている必要があります。
具体的にどのような場所をワーケーション実施場所とすべきかについては、導入目的や業務内容によって異なります。例えば、観光庁が発行する資料「新しい旅のスタイル ワーケーション＆ブレジャー」では、以下のような規定方法が挙げられています。
- 会社が所有または契約するサテライトオフィスなど、「特定の場所を明記」する方法
- ワーケーション勤務者が選定するコワーキングスペースなど、テレワーク環境が整った場所を条件にする方法
- 宿泊先、図書館、カフェ、新幹線車内なども許可することとし、包括的な表現の定めをおく方法
機密性の高い事項を取り扱う業務を行う場合は、①のようなサテライトオフィスなどが適しているでしょう。また、ワーケーション対象者でありながら、「休暇と仕事の線引きが困難」などの理由から利用を躊躇う従業員がいる場合は、①もしくは②のような、普段のオフィス環境に近い場所がおすすめです。③のタイプの場合は、具体的な場所は指定しないものの、特定の基準を満たす環境を選択する必要があります。観光庁の資料では、③のタイプの基準の例として以下の項目が挙げられています。
- 労働災害や健康障害防止、安全衛生、心身の健康確保、業務に集中できる環境
- 仕切られた執務スペースが確保できる環境机、椅子、明るさが適切であること
- 機密保持（PC等の画面を覗かれない場所、電話会議で他人に聞こえない場所）
- 安全なネットワーク環境の確保公共交通機関での実施の可否
- その他不特定多数の人が出入りする場所で実施する場合のセキュリティ対策
このような規定・基準を参考にしながら、自社に合ったルールを設けましょう。なお、利用対象者や利用期間を設定する時と同様に、ワーケーション導入直後はある程度は場所を限定し、制度が定着するにつれてその範囲を広げていくことも可能です。
⑤連絡体制の決定
続いてはワーケーション中の連絡体制について、連絡を取るためのツールおよび時間帯について定めましょう。例えば「ワーケーション利用中の勤務日における就業時間は、常に電話、メール、特定のチャットツールでの対応を可能な状態にしておき、一定時間の枠内でメッセージに応答する」などのルールを決めることをおすすめします。
ただし、「ワーケーション中は、常に連絡が取れるようにしておくこと」といったルールの設定には慎重になる必要があります。なぜなら業務関連の連絡を待機している時間は、労働基準法で定められた手待ち時間に該当し、実質的な労働時間として扱われる可能性があるからです。ワーケーションを利用している従業員にとっても、「いつ業務の連絡が来るかわからない」という状況ではリラックスできず、休暇と業務の区分が曖昧になってしまいます。そのため、連絡対応を義務づけるのはワーケーション中でも就業に該当する日のみにするなど、休暇をきちんと取得できるようなルールを事前に決めておくとよいでしょう。
その他、業務開始時・終業時に上司に報告したり、終業前にその日の結果を共有したりといったルールを設けることもできます。特に新入社員や中途採用者、新しい部署に異動した直後の社員など、業務にまだ慣れていない従業員がワーケーションを行う際には、定期的なオンラインミーティングや面談を設けることで、円滑なコミュニケーションが図れるよう配慮することが大切です。
⑥費用負担・申請方法の決定
ワーケーションを行う際には、宿泊費、交通費、通信費など、様々な経費がかかります。これらの経費の扱いに関しても事前に明確な規定を設けることが大切です。例えば「会社が指定した宿泊施設の利用やワークスペースの使用料は会社が負担する」「会社の費用負担額には上限を設ける」など、具体的なルールを作り、従業員にしっかりと周知しておきましょう。費用負担についてだけでなく、費用の申請や決済の方法などについても具体的に決めておくことも必要です。
ワーケーションの費用を負担する制度を設けることは、従業員のワークライフバランスを促進するだけでなく、就職先としての企業魅力を高める戦略となり得ます。既にワーケーションを取り入れている企業の事例も参考にしながら、自社に適した費用負担ルールを設定しましょう。
⑦セキュリティルールの決定
ワーケーションでは様々な場所から仕事を行うため、セキュリティ対策が非常に重要です。会社が提供するデバイス（ノートパソコン、タブレット、スマートフォンなど）を使用する場合も、従業員が私物の端末を使用する場合も、紛失、盗難、破損、ハッキング、情報流出、ウイルス感染などのあらゆるリスクへの対策ルールの設定が必要です。
ワーケーション中の守秘義務を従業員に明示することに加え、どのようにデータを保護するか具体的な指針を設けましょう。例えばワーケーションで使用が許可されるデバイスやネットワークのリストを作成し、持ち出し可能な資料の制限を設ける、利用端末にセキュリティソフトを必ずインストールする、といった対策が考えられます。より詳しいセキュリティ対策や、情報漏えいが発生した時にどのような対応をすべきかについては、こちらの記事で解説しています。
⑧評価制度の決定
ワーケーション中の業務の成果評価の実施方法について決めておくことも大切です。オフィスであれば、誰がいつどのように仕事をしているかを常に把握することができますが、旅行先で働くワーケーションでは、業務状況をリアルタイムで把握することができません。
日本では、労働時間や勤務態度など、成果に至るまでのプロセスも評価項目に含まれるケースも多くあります。そのため、ワーケーションなど特殊な勤務形態でも適切に評価を行うために、統一された評価制度を整備することが大切です。これには、以下のような２つの方向性が考えられるでしょう。
- ビデオ会議での発言を評価の一部とする、ワーケーション実施日の業務内容・目的・成果・詳細なプロセスを報告させるなど、可能な範囲で勤務態度を把握する
- 「ワーケーション実施日はオフィスでのように勤務態度を把握することは難しい」と割り切り、その日は成果のみを評価対象とする
なお「成果」という言葉は、売上やアポイントメントの数など、具体的な数値に限定されるわけではありません。テレワークの状況で、個人が設定した目標を達成できたかどうかも「成果」として評価することが可能です。さらに、その目標に至る過程も評価の対象とすることができます。これは、成果主義の評価とプロセスの評価が対立するわけではなく、実際にはこれらを組み合わせて、より公平で包括的な評価を行うことが可能であるということを意味しています。
評価基準の設定は企業により異なるでしょうが、何よりも基準を明確にし、全社員に対して統一性を持たせることが重要です。基準があいまいだと、個々の上司による主観的な評価に左右され、結果として社員間で評価にばらつきが生じ、不公平を感じる人が出てくる可能性があります。もし企業が既にテレワークに関する評価制度や基準を持っているなら、それをワーケーションにも適用したり、必要に応じて調整して使用するのも良いでしょう。
⑨利用ツールの決定
ワーケーションの実施において利用するツールを決定しましょう。基本的には、ビデオ会議やチャットアプリケーション、ファイル共有ストレージなどのソフトウェアが必要となります。なお、既に社内でこれらの機能を備えたグループウェアを使用していれば、新たに導入する必要はないでしょう。
ソフトウェアに関しては、従業員の作業状況を確認できるツールも有効です。ログの履歴をチェックできるアプリケーションや、共有スケジューラーなどは、勤務時間や作業状況の透明性を高めるのに役立ちます。ハードウェアに関しては、企業によってはポケットWi-Fiやモバイルバッテリー、ノートパソコン、タブレットなどが必要になることもあります。自社のワーケーションのセキュリティルールなどを踏まえた上で、これらのツールを用意しましょう。
⑩ワーケーション利用申請についてのルール
最後に、ワーケーションの申請フローや、申請期日についても事前に規定しましょう。自社でのワーケーション制度の定着度合いや部署ごとの業務内容を鑑みて、柔軟にルール設定を行うことが大切です。
業務に応じたルールを決めよう
また、ワーケーションの実施によって、社内外に影響が出ないようにすることも大切です。必要に応じて細かいルールを設定しましょう。例えば、下記のようなものが考えられます。
- 営業部門の社員がワーケーションを実施する場合には、ビデオ会議を行う時のドレスコードを決めておく
- 突発的な連絡が必要になる可能性がある場合には、緊急時の連絡先について確認しておく
ワーケーション導入責任者を任命しよう
導入責任者の役割とは
ワーケーションの基本方針を策定したら、続いてワーケーション導入責任者を決定します。導入責任者の主な役割は、ワーケーションの実施にあたって社内外の関係者がスムーズに仕事を進められるように調整することです。具体的には、上記で紹介したようなルールや評価制度の作成、上層部への提案・説明、従業員からの質問窓口などを担います。
導入責任者は、人事部門やIT部門の従業員から選出するといいでしょう。ワーケーション導入時には、労働時間の把握や管理についての規定や就業規則の整備、人事評価ルールの策定などが必要になります。また、ワーケーションの実施においては、勤務管理システムや旅先での通信環境、セキュリティ対策、ICT環境など、デジタル関連の作業環境の整備も重要となります。各分野に精通している人事・IT部門であれば、適任者が見つかる可能性が高いでしょう。
しかし人事部門やIT部門の従業員は、それぞれの分野においては専門知識を持っていても、新しい試みであるワーケーションに関しては未経験の部分が多いと想定されます。特に、これまでテレワークの文化がなかった企業では、新たな課題が多く出てくるかもしれません。また企業規模によっては、ワーケーション導入プロジェクトが、部門を横断するようなスケールにもなりえます。導入責任者となった従業員1人に負担がかかりすぎないように工夫をすることも大切です。解決策として、ワーケーション制度整備における責任者、セキュリティにまつわる事項の責任者、労務管理に関する責任者など、役割を分散することも1つの方法として考えられます。
ワーケーション導入責任者の役割は、しばしば一時的なものであり、初めて制度を導入する期間に限定されるケースも多くあります。時間が経ち、ワーケーションが企業文化として根付いてくれば、従業員1人ひとりが運用ルールや規定を理解し、導入責任者の役割は各部署の管理職などに組み込まれていくこともあるでしょう。なお、導入責任者とは別に、ワーケーション実施の効果を評価する責任者の任命も必要です。評価責任者の具体的な役割や選定については、こちらの記事で詳しく解説します。
ワーケーション運用ルールの意識統一
ワーケーションの導入理由・目的を説明する
ワーケーションの基本方針を定め、導入責任者を選んだ後は、社内での運用ルールについて従業員の意識統一が重要になります。一つの方法として、ワーケーションに関する講習会を開催し、なぜ自社でワーケーションを導入するのか、その目的やメリットを従業員に伝えましょう。個々の従業員が持つ働き方や休み方に対する価値観は様々なので、スムーズに制度を導入するためには、ワーケーションという「新しい働き方」「新しい休み方」について丁寧に説明することが欠かせません。
また、ワーケーションを利用できない部門や職種がある場合は、その理由を詳しく説明し、従業員の理解と納得を得ることも大切です。社内全員が制度に賛同し、スムーズに導入を進めるためには、ワーケーションに関する疑問や意見を受け付ける窓口を設けることも効果的です。
ワーケーションの基本指針を周知する
ワーケーション導入の目的やメリットを説明した後は、「ワーケーションの基本方針」を、上層部を含めたすべての従業員に対して周知しましょう。具体的には、文書化した規定を配布したり、社内ポータルに掲載したりするなどの方法があります。文書で配布する場合でも、ワーケーションを利用する従業員が外出先でもルールを確認できるよう、オンライン上にも情報を掲載しておくことが重要です。
なお、ワーケーションの基本指針は、対象者・非対象者に関わらず、全従業員に対して知らせるようにしましょう。非対象者にとっては詳細なルールは直接関係ないと思われるかもしれませんが、全従業員がワーケーションを利用する同僚がどのような規則に基づき、どのように働いているのかを理解することは、職場全体の透明性を保ち、不公平感を防ぐのに有効です。特に、勤怠管理や評価制度に関する情報は全員が知るべき重要な内容です。
管理職への啓蒙活動を実施する
全従業員のワーケーションに対する意識を統一するには、特に管理職に対するルールや規定の理解促進が非常に重要です。管理職がワーケーションに否定的だと、従業員も積極的には利用しにくくなります。また管理職が評価制度を含めて詳細をしっかり把握していないと、部下も安心してワーケーションを使うことができないでしょう。
このような事態を事前に防ぐためには、ワーケーション対象者を部下に持つ管理職を対象とした説明会などの啓蒙活動の実施が必要です。ワーケーション制度の導入目的やメリットについて丁寧に説明した上で、部署内で制度の積極的な利用促進の呼びかけなどを依頼しましょう。これにより、新しい制度を利用しやすい職場風土の形成が期待できます。管理職がワーケーション制度の導入に対して疑問点や懸念点を抱えている場合には、質問窓口を設けたり、説明会などで質疑応答のコーナーを設けたりするとよいでしょう。
また、管理職に対しては、評価制度についての教育を行うことも欠かせません。ワーケーションという制度を定着させるための条件の1つに、「旅先でも業務を適切に評価すること」が挙げられます。オフィス外からの業務においても、統一された制度・基準で評価されるという保証がなければ、従業員は安心して利用することができません。管理職向けに、評価制度に関する研修などを別途設けるのもいいでしょう。
ワーケーション導入後の事例共有を行う
ワーケーションに関する意識統一は、実際に運用を開始した後にも継続して行うことが大切です。例えば、実際に制度を利用した従業員からの意見や体験談を社内報や社内ポータルで紹介することなどが考えられます。実例に触れることで、ワーケーション未実施の従業員も自身がワーケーション利用している姿をイメージしやすくなったり、経験者に相談したりできるようになるため、制度の促進につなげられるでしょう。
その他、従業員から寄せられた質問をQ&Aとしてまとめたり、ルールの改定・変更を周知したり、定期的に管理職層に対する啓蒙活動を実施したりするのも有効でしょう。
ワーケーション実施プロセスのまとめ
最後に、これまで紹介したワーケーション実施プロセスを振り返ってみましょう。
基本方針の策定：自社の導入目的に合ったルールを設定する
まずは、下記の事項について、ワーケーション利用時の具体的なルールを定めた基本方針を策定します。
- 実施対象者
- 実施期間
- 取得単位
- 実施場所
- 連絡手段
- 費用負担・申請方法
- セキュリティルール
- 評価制度
- 利用ツール
- 利用申請
実際にワーケーションを導入している企業の例も参考にしながら、自社におけるワーケーション導入の目的や、既存の制度に合ったルールを設定しましょう。
また、実施対象者や実施期間、取得単位、実施場所に関しては、ワーケーション制度の導入開始時は対象を限定してトライアルを行うこともおすすめです。最初は実施しやすい部門・職種で、夏季休暇や閑散期などの時期を限定してスタートさせ、徐々に範囲や期間を拡大していくとよいでしょう。
導入責任者の任命：候補は既存の規則やICTに詳しい人材
基本方針を策定できたら、ワーケーション導入責任者を決定します。導入責任者の具体的な役割は、基本方針や評価制度の策定・承認、上層部への提案、従業員に対する制度の説明などです。人事部門やIT部門の従業員が導入責任者の選出候補として挙げられます。もちろん、就業規則・人事評価制度の整備や、セキュリティ対策・通信環境の整備などにに詳しい人材であれば、上記以外の部門の従業員でも問題ありません。
また、導入責任者を任命する際には、1人に負担がかかりすぎないように注意することも必要です。代表責任者の他、制度整備の責任者、セキュリティの責任者など、各分野別に責任者を置くこともできます。
運用ルールの意識統一：管理者層に対する啓蒙活動を実施する
導入責任者が決定したら、従業員間でのワーケーション運用ルールの意識統一をしましょう。従業員に対してワーケーションの導入目的・メリットを説明した上で、具体的な規定を含めた基本指針を提示します。この時の注意点は、社内における不平等感の醸成を防ぐため、ワーケーションの非対象者にもルールを周知することです。
また、ワーケーション制度を利用しやすい職場風土を形成するために、管理職層に対する啓蒙活動も行いましょう。ワーケーションの目的やメリットを伝える管理者向けの説明会や、評価制度についての研修などが効果的です。そしてワーケーション導入後には、取得者の具体的な事例紹介などを行うことで、さらなる意識統一を目指すことができます。
以上がワーケーションの実施プロセスです。ぜひ流れを参考にしながら、1ステップずつ進めてみてください。
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